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Sicherstellung

das während der Umlagerung die Zugriffszeit auf den einzelnen Ordner / Karton werktäglich innerhalb
von 24 Stunden gewährleistet ist.

Vergabe einer AFID-Nummer  (Ordneridentifikationsnummer)

Verpacken der Unterlagen in Kartonagen oder entsprechende andere geeignete Behältnisse

Transport der Akten in unser Lager

Einpacken und Einräumen in unsere Regale

Registrieren

Es werden nur Mitarbeiter der eigenen Firma eingesetzt.

Es sind enthalten:

Die Mitarbeitergestellung, die Fahrzeuge, der Transport, das Verpackungsmaterial, die Transportversicherung
und das Kleinmaterial (Kartonagen / Bänder / Aufkleber).

Leistungsbeschreibung zu den Aufbewahrungskosten

Die Aufbewahrungskosten richten sich nach den insgesamt eingelagerten

laufenden Metern.

Ein laufender Meter entspricht 1 Meter Aktenordner aneinandergereiht.

Eine Archivbox in der Größe 48 x 34 x 35 cm entspricht einem halben laufenden Meter.

Andere Behältnisse werden entsprechend umgerechnet

Die Verpflichtung nach dem BDSG

Es haben ausschließlich Mitarbeiter, die auf das BDSG verpflichtet sind,

Zugang zu den Lagerräumen.

Sämtliche Arbeiten werden ausschließlich von Mitarbeitern unserer Firma

durchgeführt. – Kein Einsatz von Fremdfirmen –

Der Versicherungsschutz

Die Unterlagen sind zum Materialwert versichert. (Je laufenden Meter =  61,36 Euro).

Für eine notwendige Wiederbeschaffung von Unterlagen stehen 10 % des Versicherungswertes zusätzlich zur Verfügung.

(Beispiel: 100 lfd. Meter =  6.135,50 Euro Versicherungswert, davon 10 % für die
Wiederbeschaffung = 613,55 Euro).

Lagersicherheit

Alle Lager sind speziell gesichert, zum Teil mit Sprinkleranlage, Brandmeldeanlage und elektronischer Außenhautsicherung.

Leistungsbeschreibung zu den Rücklieferungen

Terminierung entsprechend der Anforderung

a)   Heraussuchen der Unterlagen auf telefonische Anforderung bzw. nach Erhalt eines Fax oder E-Mail.

Erstellen eines Lieferscheines mit den aufgeführten Zugriffsberechtigten.

b)    Anlieferung durch unseren eigenen Lieferservice im Rhein-Main-Gebiet,

bis zu 40 lfd. Meter ( = 480 Ordner ) innerhalb von 24 Stunden.

Anlieferungen erfolgen Montag bis Freitag.

c)     Aushändigung gegen Unterschrift an einen Zugriffsberechtigten

d)     Wiederabholung der nicht mehr benötigten Unterlagen

e)     Zurücksortieren an die ursprüngliche Lagerstelle

f)       Austragen aus der Rücklieferungsliste

g)     Eine monatliche Information über zurückgelieferte Unterlagen, die noch beim Kunden sind.

Leistungsbeschreibung zu den EIL - Rücklieferungen

Wie oben, jedoch mit manuellen Lieferscheinen.

Tabelle der Zuschläge für  s o f o r t i g e  „EIL-Rücklieferungen“

Maßgeblich ist der Bestellzeitpunkt mit ausdrücklicher Angabe der Eilbedürftigkeit möglichst per Fax und
telefonischer Avisierung.

                                                                                                                    EURO

Bestellzeitpunkt                      mit Eilzuschlag

Montag bis Freitag                 0.00 bis 24.00 Uhr                                         30,00

Bestellzeitpunkt                      zuzügl. Nachtzuschlag

Montag bis Freitag                 19.00 bis 6.00 Uhr                                          60,00

Bestellzeitpunkt                      zuzüglich

Samstag, Sonntag                 Notdienstzuschlag        

und Feiertage                         0.00 bis 24.00 Uhr                                       120,00

Alle Preise verstehen sich zuzüglich gesetzlicher Mehrwertsteuer

Leistungsbeschreibung der Registrierung

Nummerierung der einzelnen Ordner (Identifikationsnummer)

(Auf Wunsch jede einzelne Ablagemappe, ansonsten immer das komplette Behältnis z. B:  der
Ordner, die Akte, die Archivschachtel, der Karton oder die Computerliste.) Weitere nicht im Einzelnen
aufgeführte Ablagesysteme/Unterlagen werden analog identifiziert und registriert.

Die Registrierung erfolgt in unserem Archiv.

Es werden registriert:

01)                                    Identifikationsnummer (AFID)

02)                                    Einlagerungsdatum

03)                                    Firma

04)                                    Abteilung (wenn gewünscht )

05)                                    Kostenstelle  (wenn gewünscht)

06)                                    Bezeichnung ( Inhalt des Rückenschildes und Jahr des Aktendatums)

                             Bezeichnungslänge ist fast unbeschränkt

07)                                    Besondere Kennzeichnung ( nur wenn gewünscht)

08)                            Kartonnummer (nur wenn gewünscht bzw. erforderlich)

09)                                    Palettennummer (nur wenn vorgegeben wurde)

10)                                    Vernichtungsdatum (gilt  nur als Vorschlag)

11)                                    Lager

12)                                    Regal

13)                                    Höhe

14)                                     Fachnummer

15)                                     Laufende Meter (Volumen)

Ein Datensatz beinhaltet bis zu 15 der obigen Nummern.

Nach Fertigstellung bzw. Teilfertigstellung erhält unser Kunde bei einem Datenvolumen  bis zu 100 Datensätze
eine Registrierliste mehr als 100 Datensätze eine Diskette oder CD. Kostenfrei

Darüber hinausgehende Registrierlisten, Disketten und CD`s werden gesondert abgerechnet.  

Je zusätzlicher Bedarf                                                                15,00  Euro

Änderungen von registrierten Daten  - auf Wunsch unseres Kunden –

werden mit 0,21 Euro je Datensatz berechnet.

Einzellöschung von registrierten Daten auf Grund von endgültigen Rückgaben oder endgültigen Vernichtungen

werden mit 0,21 Euro je Datensatz berechnet.

Alle Preise verstehen sich zuzüglich gesetzlicher Mehrwertsteuer.

Leistungsbeschreibung zu den Vernichtungen

 Übergabe einer Vorschlagsliste zur Vernichtung

1)  Auf Wunsch jederzeit

                  2)  zum Jahresende

diese Liste enthält alle Akten, mit dem in Frage kommenden Vernichtungsdatum.  

II.                  Nach Rückgabe der Liste und schriftlicher Auftragserteilung wird

folgendermaßen vorgegangen:

a)     Heraussuchen der Unterlagen

b)     Wiegen der zu vernichtenden Akten

c)     Einbringen in den Sicherheitsbereich der Firma Reisswolf

d)     Registrierungsliste aktualisieren

e)     Erstellen einer aktuellen Registrierungsliste / Diskette oder CD und Aushändigung an die zuständige Abteilung.

f)       Übergabe des Vernichtungsprotokolls mit der Erklärung nach dem BDSG

Beitrag zum Umweltschutz

Auf Wunsch des Kunden werden die gut erhaltenen Ordner oder Archivschachteln entleert und dem Kunden wieder zurückgegeben.

Dienstleistungen in kundeninternen Archiven

Für Arbeiten bei unseren Kunden – in kundeneigenen Archiven – stehen unsere Mitarbeiter auf Abruf zur Verfügung.

Es werden alle Arbeiten rund um das Archiv erledigt.

Dies sind  z.B.: Archivumzüge  

Neu- oder Umregistrierungen

Vorbereitung von Vernichtungen

Durchführung von Vernichtungen

Vertretung von Archivaren

Arbeiten mit einem Zeitaufwand von bis zu ca. 8 Stunden für einen Mitarbeiter werden in der Regel innerhalb
von 24 Stunden ausgeführt.

Für Arbeiten, die einen größeren Zeitaufwand und/oder mehrere Mitarbeiter benötigen, erbitten wir eine Vorinformation von 1 Woche.

Die Abrechnung unserer Dienstleistung erfolgt nach der Preisliste

                            „Mitarbeitergestellung „

                        Außerdem

bieten wir Ihnen ein kompatibles Archivprogramm mit den Leistungsmerkmalen

wie auf Seite 4 dieser Leistungsbeschreibung aufgeführt.

Im Besonderen:

• Erfassen von Daten 
• Registrierung vor Ort durch unsere Mitarbeiter oder Selbstregistrierung
• Einarbeitungszeit für Ihre Mitarbeiter ca. 1 Std. 
• Übertragung von allen Daten in Excel möglich
• Übertragung von Daten  auf unser Archivprogramm,

bei einer eventuellen späteren externen Lagerung

Die Kosten des Programms  werden entsprechend des notwendigen

Leistungsumfanges im Einzelnen  ermittelt und angeboten.