Ersteinlagerung

Sicherstellung, dass während der Umlagerung der Zugriff auf die einzelnen Ordner/Kartons
werktäglich innerhalb 24 Stunden gewährleistet ist.

Vergabe einer AFID-Nummer  (Ordneridentifikationsnummer)

Verpacken der Unterlagen in Kartonagen oder entsprechende andere geeignete Behältnisse.

Transport der Akten in unser Lager.

Entpacken und Einräumen in unsere Regale.

Registrieren

  Es werden nur Mitarbeiter die auf das BDSG verpflichtet sind eingesetzt.
.
Es sind enthalten:   

*  Die Mitarbeitergestellung

*  Die Fahrzeuge

*  Der Transport

*  Das Verpackungsmaterial

*  Die Transportversicherung

*  Das Kleinmaterial (Kartonagen/Bänder/Aufkleber)

Aufbewahrung

Die Aufbewahrungskosten richten sich nach den insgesamt eingelagerten laufenden Metern.
Ein laufender Meter entspricht 1 Meter Aktenordner aneinandergereiht.
Eine Archivbox in der Größe 48x34x35 cm entspricht einem halben laufenden Meter.

Andere Behältnisse werden entsprechend umgerechnet

Datenschutz

Die Verpflichtung nach dem BDSG

Es haben ausschließlich Mitarbeiter, die auf das BDSG verpflichtet sind, Zugang zu den Lagerräumen.

Versicherungsschutz

  
Die Unterlagen sind zum Materialwert versichert.

Lagersicherheit

  
Alle Lager sind speziell gesichert, mit Einbruchmeldeanlage, Brandmeldeanlage,
elektronischer Außenhautsicherung, Zugangskontrolle und Videoüberwachung.

Rücklieferungen

  
Terminierung entsprechend der Anforderung

*  Heraussuchen der Unterlagen auf telefonische Anforderung bzw. nach Erhalt eines Fax oder E-Mail.

*  Erstellen eines Lieferscheines mit den aufgeführten Zugriffsberechtigten.

*  Anlieferung durch unseren eigenen Lieferservice im Rhein-Main-Gebiet, bis zu 40 lfd. Meter
( = 480 Ordner ) innerhalb von 24 Stunden. Anlieferungen erfolgen Montag bis Freitag.

*  Aushändigung gegen Unterschrift an einen Zugriffsberechtigten.

*  Wiederabholung der nicht mehr benötigten Unterlagen.

*  Zurücksortieren an die ursprüngliche Lagerstelle.

*  Austragen aus der Rücklieferungsliste.

*  Auf Wunsch eine monatliche Information über zurückgelieferte Unterlagen, die noch beim Kunden sind.

Eilrücklieferungen

  
Wie oben, jedoch mit manuellen Lieferscheinen.

Tabelle der Zuschläge für  s o f o r t i g e  „EIL-Rücklieferungen“

Maßgeblich ist der Bestellzeitpunkt mit ausdrücklicher Angabe der Eilbedürftigkeit möglichst
per Fax und telefonischer Avisierung.

Registrierung

Nummerierung der einzelnen Ordner (Identifikationsnummer)

Auf Wunsch jede einzelne Ablagemappe, ansonsten immer das komplette Behältnis
z. B:  der Ordner, die Akte, die Archivschachtel, der Karton oder die Computerliste.)
Weitere nicht im Einzelnen aufgeführte Ablagesysteme/Unterlagen werden analog identifiziert
und registriert.

Die Registrierung erfolgt in unserem Archiv.

Es werden registriert:

01)   Identifikationsnummer (AFID)
02)  Einlagerungsdatum
03)  Firma
04)  Abteilung (wenn gewünscht)
04)  Kostenstelle (wenn gewünscht)
06)  Bezeichnung ( Inhalt des Rückenschildes und Jahr des Aktendatums)
      Die Bezeichnungslänge ist fast unbeschränkt
07)  Besondere Kennzeichnung (wenn gewünscht)
08)  Kartonnummer (wenn gewünscht bzw. erforderlich)
09)  Palettennummer (wenn diese vorgegeben wurde)
10)   Vernichtungsdatum (gilt  nur als Vorschlag)
11)    Lager
12)    Regal
13)     Höhe
14)     Fachnummer
15)     Laufende Meter (Volumen)
    

Ein Datensatz beinhaltet bis zu 15 der obigen Nummern.

Nach Fertigstellung bzw. Teilfertigstellung erhält unser Kunde auf Wunsch einen Online-Zugriff
Durch einen passwortgeschützten Online-Zugriff haben unsere Kunden jederzeit Zugriff auf die bei uns eingelagerten Unterlagen.
Darüber hinausgehende Registrierlisten, Disketten und CD`s werden gesondert abgerechnet.  

Vernichtung

Übergabe einer Vorschlagsliste zur Vernichtung

       A)  Jeder Kunde kann im Online-Archiv seine Daten sichten und eine spezielle Vernichtungsliste              erstellen.

       B)  Auf Wunsch erhält jeder Kunde und zu jedem gewünchten Termin eine Vorschlagsliste zur Vernichtung.

            Diese Liste enthält alle Akten, mit dem gewünchten Vernichtungsdatum.
               Nach Rückgabe der Liste und schriftlicher Auftragserteilung wird folgendermaßen vorgegangen:

*  Heraussuchen der Unterlagen

*  Überstellen in den Sicherheitsbereich unserer Zertifizierten Vernichter

*  Aktualisieren der Registrierungsliste

*  Übergabe des Vernichtungsprotokolls mit der Erklärung nach dem BDSG

Umweltschutz

Auf Wunsch des Kunden werden die gut erhaltenen Ordner oder Archivschachteln
entleert und dem Kunden wieder zurückgegeben.