Digitalisierung

Digitalisierung Ihrer Akten.
Damit Ihre Sicherheit auch Service bedeutet.

Wir bieten Ihnen den Komplettservice rund um Ihre Akte und helfen Ihnen auf dem Weg zum „papierlosen Büro“ sowie bei der Beseitigung von Aktenbergen.
Wir digitalisieren Ihre Akten bis zum DIN A0-Format. Zum Einsatz kommen hochwertige Kodak Scanner, die mit 600dpi Auflösung eine entsprechend hohe Bild-Qualität liefern.

Nach der Aktendigitalisierung werden die Daten Ihren Wünschen entsprechend aufbereitet und für Sie bereitgestellt, damit sie in vorhandene Dokumentenmanagementsysteme (DMS) integriert werden können.
Das Ganze im Standard als PDF-A (weitere Formate auf Anfrage) mit Durchsuchbarkeit durch automatische Volltextanalyse (OCR) und optional auch mit Indexierung (Verschlagwortung) – ganz auf Ihre Anforderungen abgestimmt.
Die Speicherung der Daten erfolgt auf M-Disc*, USB-Sticks oder auf Festplatte (eigene oder durch uns bezogen).
Eine Übermittlung der Daten per E-Mail und/oder an Ihren eigenen Server ist nach Rücksprache ebenfalls möglich.
Zusätzlich bieten wir die Übernahme der digitalisierten Unterlagen in der MagentaCLOUD der Telekom. Diese ist nach DIN ISO 27001 zertifiziert und erzielte gute, in der Sicherheit sehr gute Testergebnisse.

Unter Berücksichtigung des Datenschutzes bieten wir Ihnen die dazugehörigen Vorarbeiten (Entkernen des Ordners – Entklammern, Ausheften, Kleinbelege vorbereiten, etc.) und ggf. auch das Zurücksortieren der Unterlagen in den Ordner oder als Lose-Blatt-Ablage in Archiv-Sicherheitsboxen.

Im Anschluss an die Digitalisierung bieten wir Ihnen an, die Akten bei uns einzulagern oder diese wieder sicher an Sie zurückzuliefern.
Nicht mehr benötigte oder Akten deren Aufbewahrungsfrist bereits abgelaufen ist können wir nach Ihrer schriftlichen Freigabe gemäß dem BDSG 66399, Sicherheitsstufe 3 fachgerecht entsorgen.

Wir sichern Ihnen zu, dass Ihre Akten auch vor Abschluss der Digitalisierung für Sie erreichbar bleiben.
Ein Zugriff auf dringend benötigte Akten bleibt kurzfristig möglich.

Optimieren Sie Ihre Prozesse und ermöglichen Sie mehreren Mitarbeitern gleichzeitig den Zugriff auf wichtige Akten – Sie sparen Kosten, Zeit und Platz.

Sprechen Sie uns an – gerne sichten wir Ihr Archivgut und erstellen Ihnen ein Angebot für die Digitalisierung, Rücklieferung, Lagerung und/oder die Vernichtung.

*M-Disc:

Die Daten werden in eine Speicherschicht gebrannt, die unempfindlich gegen Licht, Temperatureinwirkung und Feuchtigkeit ist.
M-Disc ist der neue Standard in der digitalisierten Speicherung von Daten.
Die Lebensdauer einer M-Disc liegt laut Tests zur Branchennorm ISO/IEC 10995 bei mehreren hundert Jahren.
M-Discs lassen sich mit allen gängigen Laufwerken und DVD Playern lesen, die seit 2005 auf den Markt gekommen sind.
Preis laut Preisliste.


Leitfaden zur Digitalisierung von Akten

Warum sollte man Akten digitalisieren?

  • Durch getrennte Ablagesysteme von elektronischen- und Papierdokumenten stellt keines der Verzeichnisse den kompletten Sachverhalt dar.
  • Ein Bearbeitungsprozess kann nicht optimiert werden.
  • Die Papierakte kann nicht zeitgleich von mehreren Mitarbeitern oder mehreren Abteilungen genutzt werden.
  • Versehentlich falsch einsortierte Belege werden nur mit Mühe oder nicht mehr aufgefunden.
  • Langfristige Verfügbarkeit der Akten ist durch Überführung in Datenmanagementsysteme (DMS) gewährleistet.

 

Arten der Akten

  • Arbeitsakten werden ständig genutzt und befinden sich im laufenden Prozess wohingegen Bestandsakten regelmäßig aber nicht ständig genutzt werden.
  • Altakten werden selten bis nie genutzt, müssen jedoch aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen weiterhin gelagert bleiben.

Kostenstruktur der Digitalisierung

  • Vorbereitung seitens Auftraggeber
  • Bevor die Akten digitalisiert werden, sollten Sie fachlich „ausgedünnt“ werden – welche Dokumente werden längerfristig benötigt oder unterliegen noch der gesetzlich Aufbewahrungsfrist und welche könnten bereits im Vorfeld entsorgt werden.

Transport/Abholung zum Scan-Dienstleister

  • Vorbereitung
  • Ausheften, Tacker-Klammern und Büroklammern entfernen, Glätten, Post it’s und Kleinbelege auf separaten Blättern zur genauen Lesbarkeit anbringen, usw.

Scannen / Digitalisieren

  • Papierformat DIN A4 bis DIN A0
  • Indexierung / Durchsuchbarkeit (OCR)

Qualitätssicherung

  • Automatischer Scan von Vorder- und Rückseite
  • Auf Wunsch Schwärzung der Lochung
  • Prüfung der Bildauflösung und Bildqualität
  • Automatische Prüfung der Formulare beim Scan auf Stärke (Fehleinzug ausgeschlossen) Datensicherung Datenträger (M-Disc im Standard, CD, DVD, USB-Stick, Festplatte oder Übermittlung an Server, per E-Mail oder Bereitstellung in der MagentaCLOUD der Telekom (DIN ISO 27001))

Nachbereiten

  • Rücksortieren der Unterlagen in die Ordner oder Lose-Blatt-Ablage in Archiv-Sicherheitsboxen
  • Rücktransport an den Kunden oder Einlagerung beim Dienstleister und/oder Vernichtung der Unterlagen nach BDSG, DIN 66399, Sichheitsstufe 3