Aufbewahrungsfristen

Kaufleute sind laut HGB verpflichtet Geschäftsunterlagen aufzubewahren. Die
Aufbewahrungsvorschriften nach §147 der Abgabenordnung (AO) müssen von allen Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft aus steuerlichen Gründen eingehalten werden.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Jahresabschluss erstellt wurde. Bei allen zum Jahresabschluss gehörenden Unterlagen beginnt die Aufbewahrungsfrist von daher ebenfalls mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Jahresabschluss aufgestellt wurde.

Es gilt zu beachten, dass verschiedene weitere Regelungen zu den Haltefristen in unterschiedlichen Gesetzen und Verordnungen zu finden sind:

Produkthaftungsgesetz ProdHaftG
Strahlenschutzverordnung StrlSchV
Aktiengesetz AktG
Steuerrecht EStG, KStG, GewStG
Banken- und Versicherungsgesetz
Röntgenverordnung RöV
Verordnung ü. Entsorgungsfachbetriebe EfbV
Beamtenrecht
Zivilrecht BGB, ZPO
A
Angebotsunterlagen (Auftrag erfolgt) 6 Jahre
Anlagevermögen 10 Jahre
Anlageverzeichnisse 10 Jahre
Arbeitnehmersparzulage, Anträge 6 Jahre
Anwesenheitslisten (Lohnbuha) 10 Jahre
B
Bankbelege, Bankauszüge 10 Jahre
Beitragsabrechnungen zur Sozialversicherung 10 Jahre
Belastungsanzeigen 10 Jahre
Buchungsunterlagen (Belege, Sammelbelege, Beleglisten) 10 Jahre
Bestellungen, Auftragsunterlagen 6 Jahre
Beteiligungen 10 Jahre
Betriebskostenabrechnungen 10 Jahre
Betriebstagebücher (EfbV) 5 Jahre
Bewirtungsunterlagen 10 Jahre
Bilanzen 10 Jahre
Bilanzanlagen 10 Jahre
Buchungsanweisungen 10 Jahre
Bürgschaftinformationen 6 Jahre
D
Darlehensunterlagen 10 Jahre
Dateien (Verfahrensdokumentation) 10 Jahre
Daueraufträge 6 Jahre
Debitorenbuchhaltung 10 Jahre
Depotauszüge, Depotbestätigungen 10 Jahre
Doppelbesteuerungsunterlagen 6 Jahre
Dubiosenunterlagen 10 Jahre
E
EDV-Unterlagen (Diagramme, Organisationsbeschreibungen) 10 Jahre
Effektenkassenquittungen- und Bescheinigungen 10 Jahre
Einheitswertunterlagen 10 Jahre
E-Mails (steuerrelevant) 10 Jahre
Essensbons-Abrechnungen 10 Jahre
F
Fahrkostenerstattungsunterlagen 10 Jahre
Frachtbriefe 10 Jahre
Freistempelabrechnungen 10 Jahre
G
Gebäude- und Grundstücksunterlagen 10 Jahre
Gehaltslisten 10 Jahre
Geschäftsberichte 10 Jahre
Geschäftsbriefe 6 Jahre
Geschenknachweise 10 Jahre
Gesellschafterversammlungen (Protokolle etc.) 10 Jahre
GuV-Rechnung 10 Jahre
Grundbuchblätter (wenn Inventar) 10 Jahre
Gründungsakten der Gesellschaft 10 Jahre
Gutachten 10 Jahre
Gutschriften, Gutschriftsanzeigen 10 Jahre
H
Handelsbriefe 6 Jahre
Handelsbücher 10 Jahre
Hauptbücher 10 Jahre
Hauptversammlungen (Beschlüsse, Protokolle, etc.) 10 Jahre
I
Inkassobücher, Karteien, Quittungen 10 Jahre
Inventarnachweise 10 Jahre
Inventurunterlagen für Bilanz 10 Jahre
J
Jahresabschluss 10 Jahre
Jahreslohnjournale für BG 10 Jahre
Journale für Hauptbuch und Kontokorrent 10 Jahre
K
Kassenberichte, Kassenbücher, Kassenblätter 10 Jahre
Kassenzettel 10 Jahre
Kontenpläne, Kontenänderungen 10 Jahre
Kontoauszüge 10 Jahre
Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte 10 Jahre
Kostenträgerrechnungen 10 Jahre
Krankenhaus-Buchführungsunterlagen 10 Jahre
Kreditorenbuha 10 Jahre
L
Lastschrifanzeigen 10 Jahre
Lieferscheine (Buchungsunterlagen) 10 Jahre
Lohnkontenarten 10 Jahre
Lohnlisten 10 Jahre
LSt-Jahresausgleichsunterlagen (für Arbeiter/Angestellte) 10 Jahre
M
Meldungen an die Ersatzkassen 10 Jahre
Mahnvorgänge 10 Jahre
Maschinenkarteikarten (Inventur) 10 Jahre
Mietverträge (nach Vertragsende) 10 Jahre
N
Nebenbücher 10 Jahre
O
Offenbarungseidanträge 6 Jahre
P
Pachtverträge (nach Vertragsende) 6 Jahre
Patente und Patentunterlagen (nach Ablauf des Patents) 6 Jahre
Patientenakten (ambulant und stationär) 30 Jahre
Pensionskassenunterlagen 10 Jahre
Personalunterlagen 6 Jahre
Pfändungsunterlagen 10 Jahre
Prämienunterlagen (z.B. Versicherungsprämien) 10 Jahre
Provisionsabrechnungen 10 Jahre
Prüfungsberichte des Abschlussprüfers 10 Jahre
Q
Qualitätsmanagement-Unterlagen 10 Jahre
Quittungen (Buchungsunterlagen) 10 Jahre
R
Rechnungen und Rechnungsunterlagen 10 Jahre
Rechtsstreitfälle mit allen Unterlagen 6 Jahre
Reisekostenabrechnungen 10 Jahre
Repräsentationsaufwendungen 10 Jahre
S
Saldenbilanzen, Saldenlisten 10 Jahre
Scheck- und Wechselunterlagen 10 Jahre
Schriftwechsel (auch intern) 6 Jahre
Sozialversicherungsunterlagen 6 Jahre
Spendenbescheinigungen 10 Jahre
Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenaufnahmen RöV) 10 Jahre
Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenbehandlung RöV) 30 Jahre
Strahlenschutzbelehrungen (RöV) 30 Jahre
Strahlenschutzgesundheitsakte (RöV) 30 Jahre
Strahlenschutzmessergebnisse (RöV) 30 Jahre
T
Telefonkostennachweise 10 Jahre
U
Überstundenlisten 10 Jahre
V
Vermögensverzeichnis 10 Jahre
Versand- und Frachtunterlagen 10 Jahre
Versorgungsunterlagen (Buchungsunterlagen) 10 Jahre
VwL-Unterlagen 10 Jahre
W
Wareneingangsbücher/Warenausgangsbücher 10 Jahre
Wechsel 10 Jahre
Z
Zessionen 6 Jahre
Zinsabrechnungen 6 Jahre