Kaufleute sind laut HGB verpflichtet Geschäftsunterlagen aufzubewahren. Die
Aufbewahrungsvorschriften nach §147 der Abgabenordnung (AO) müssen von allen Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft aus steuerlichen Gründen eingehalten werden.
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Jahresabschluss erstellt wurde. Bei allen zum Jahresabschluss gehörenden Unterlagen beginnt die Aufbewahrungsfrist von daher ebenfalls mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Jahresabschluss aufgestellt wurde.
Es gilt zu beachten, dass verschiedene weitere Regelungen zu den Haltefristen in unterschiedlichen Gesetzen und Verordnungen zu finden sind:
| Produkthaftungsgesetz | ProdHaftG |
| Strahlenschutzverordnung | StrlSchV |
| Aktiengesetz | AktG |
| Steuerrecht | EStG, KStG, GewStG |
| Banken- und Versicherungsgesetz | |
| Röntgenverordnung | RöV |
| Verordnung ü. Entsorgungsfachbetriebe | EfbV |
| Beamtenrecht | |
| Zivilrecht | BGB, ZPO |
| A | |
|---|---|
| Angebotsunterlagen (Auftrag erfolgt) | 6 Jahre |
| Anlagevermögen | 10 Jahre |
| Anlageverzeichnisse | 10 Jahre |
| Arbeitnehmersparzulage, Anträge | 6 Jahre |
| Anwesenheitslisten (Lohnbuha) | 10 Jahre |
| B | |
| Bankbelege, Bankauszüge | 10 Jahre |
| Beitragsabrechnungen zur Sozialversicherung | 10 Jahre |
| Belastungsanzeigen | 10 Jahre |
| Buchungsunterlagen (Belege, Sammelbelege, Beleglisten) | 10 Jahre |
| Bestellungen, Auftragsunterlagen | 6 Jahre |
| Beteiligungen | 10 Jahre |
| Betriebskostenabrechnungen | 10 Jahre |
| Betriebstagebücher (EfbV) | 5 Jahre |
| Bewirtungsunterlagen | 10 Jahre |
| Bilanzen | 10 Jahre |
| Bilanzanlagen | 10 Jahre |
| Buchungsanweisungen | 10 Jahre |
| Bürgschaftinformationen | 6 Jahre |
| D | |
| Darlehensunterlagen | 10 Jahre |
| Dateien (Verfahrensdokumentation) | 10 Jahre |
| Daueraufträge | 6 Jahre |
| Debitorenbuchhaltung | 10 Jahre |
| Depotauszüge, Depotbestätigungen | 10 Jahre |
| Doppelbesteuerungsunterlagen | 6 Jahre |
| Dubiosenunterlagen | 10 Jahre |
| E | |
| EDV-Unterlagen (Diagramme, Organisationsbeschreibungen) | 10 Jahre |
| Effektenkassenquittungen- und Bescheinigungen | 10 Jahre |
| Einheitswertunterlagen | 10 Jahre |
| E-Mails (steuerrelevant) | 10 Jahre |
| Essensbons-Abrechnungen | 10 Jahre |
| F | |
| Fahrkostenerstattungsunterlagen | 10 Jahre |
| Frachtbriefe | 10 Jahre |
| Freistempelabrechnungen | 10 Jahre |
| G | |
| Gebäude- und Grundstücksunterlagen | 10 Jahre |
| Gehaltslisten | 10 Jahre |
| Geschäftsberichte | 10 Jahre |
| Geschäftsbriefe | 6 Jahre |
| Geschenknachweise | 10 Jahre |
| Gesellschafterversammlungen (Protokolle etc.) | 10 Jahre |
| GuV-Rechnung | 10 Jahre |
| Grundbuchblätter (wenn Inventar) | 10 Jahre |
| Gründungsakten der Gesellschaft | 10 Jahre |
| Gutachten | 10 Jahre |
| Gutschriften, Gutschriftsanzeigen | 10 Jahre |
| H | |
| Handelsbriefe | 6 Jahre |
| Handelsbücher | 10 Jahre |
| Hauptbücher | 10 Jahre |
| Hauptversammlungen (Beschlüsse, Protokolle, etc.) | 10 Jahre |
| I | |
| Inkassobücher, Karteien, Quittungen | 10 Jahre |
| Inventarnachweise | 10 Jahre |
| Inventurunterlagen für Bilanz | 10 Jahre |
| J | |
| Jahresabschluss | 10 Jahre |
| Jahreslohnjournale für BG | 10 Jahre |
| Journale für Hauptbuch und Kontokorrent | 10 Jahre |
| K | |
| Kassenberichte, Kassenbücher, Kassenblätter | 10 Jahre |
| Kassenzettel | 10 Jahre |
| Kontenpläne, Kontenänderungen | 10 Jahre |
| Kontoauszüge | 10 Jahre |
| Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte | 10 Jahre |
| Kostenträgerrechnungen | 10 Jahre |
| Krankenhaus-Buchführungsunterlagen | 10 Jahre |
| Kreditorenbuha | 10 Jahre |
| L | |
| Lastschrifanzeigen | 10 Jahre |
| Lieferscheine (Buchungsunterlagen) | 10 Jahre |
| Lohnkontenarten | 10 Jahre |
| Lohnlisten | 10 Jahre |
| LSt-Jahresausgleichsunterlagen (für Arbeiter/Angestellte) | 10 Jahre |
| M | |
| Meldungen an die Ersatzkassen | 10 Jahre |
| Mahnvorgänge | 10 Jahre |
| Maschinenkarteikarten (Inventur) | 10 Jahre |
| Mietverträge (nach Vertragsende) | 10 Jahre |
| N | |
| Nebenbücher | 10 Jahre |
| O | |
| Offenbarungseidanträge | 6 Jahre |
| P | |
| Pachtverträge (nach Vertragsende) | 6 Jahre |
| Patente und Patentunterlagen (nach Ablauf des Patents) | 6 Jahre |
| Patientenakten (ambulant und stationär) | 30 Jahre |
| Pensionskassenunterlagen | 10 Jahre |
| Personalunterlagen | 6 Jahre |
| Pfändungsunterlagen | 10 Jahre |
| Prämienunterlagen (z.B. Versicherungsprämien) | 10 Jahre |
| Provisionsabrechnungen | 10 Jahre |
| Prüfungsberichte des Abschlussprüfers | 10 Jahre |
| Q | |
| Qualitätsmanagement-Unterlagen | 10 Jahre |
| Quittungen (Buchungsunterlagen) | 10 Jahre |
| R | |
| Rechnungen und Rechnungsunterlagen | 10 Jahre |
| Rechtsstreitfälle mit allen Unterlagen | 6 Jahre |
| Reisekostenabrechnungen | 10 Jahre |
| Repräsentationsaufwendungen | 10 Jahre |
| S | |
| Saldenbilanzen, Saldenlisten | 10 Jahre |
| Scheck- und Wechselunterlagen | 10 Jahre |
| Schriftwechsel (auch intern) | 6 Jahre |
| Sozialversicherungsunterlagen | 6 Jahre |
| Spendenbescheinigungen | 10 Jahre |
| Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenaufnahmen RöV) | 10 Jahre |
| Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenbehandlung RöV) | 30 Jahre |
| Strahlenschutzbelehrungen (RöV) | 30 Jahre |
| Strahlenschutzgesundheitsakte (RöV) | 30 Jahre |
| Strahlenschutzmessergebnisse (RöV) | 30 Jahre |
| T | |
| Telefonkostennachweise | 10 Jahre |
| U | |
| Überstundenlisten | 10 Jahre |
| V | |
| Vermögensverzeichnis | 10 Jahre |
| Versand- und Frachtunterlagen | 10 Jahre |
| Versorgungsunterlagen (Buchungsunterlagen) | 10 Jahre |
| VwL-Unterlagen | 10 Jahre |
| W | |
| Wareneingangsbücher/Warenausgangsbücher | 10 Jahre |
| Wechsel | 10 Jahre |
| Z | |
| Zessionen | 6 Jahre |
| Zinsabrechnungen | 6 Jahre |